A digitalização transformou a gestão documental na maioria dos setores, mas a entrega física de informação sensível continua a ser uma realidade diária nos bancos, notários, escritórios de advogados, centros de saúde e organismos públicos. Contratos originais, escrituras, cartões bancários, registos médicos e boletins de voto continuam a ser transportados em envelopes e caixas de cartão, muitas vezes sem qualquer sistema para detetar se alguém acedeu ao conteúdo durante o transporte.
Esta vulnerabilidade, que muitas organizações consideram inevitável, tem, no entanto, uma solução técnica simples e de baixo custo: as fitas de selagem invioláveis .
Um mecanismo simples com implicações relevantes.
Ao contrário das fitas adesivas convencionais, estes selos incorporam um sistema que deixa uma marca permanente — geralmente a mensagem "ABERTO / VIOLADO" — tanto na própria fita como na superfície da embalagem, caso alguém tente removê-la. O resultado é duplo: um selo intacto significa que a remessa não foi violada; uma mensagem visível indica que houve uma tentativa de a abrir.
Para o pessoal de conformidade, segurança ou gestão , esta funcionalidade transforma um simples fecho de embalagem num elemento de rastreabilidade e evidência documental.
Onde se torna especialmente relevante
Os setores onde a rastreabilidade dos documentos tem implicações legais ou de reputação são os principais utilizadores deste tipo de soluções.
Na área notarial e de registo , o envio de testamentos, escrituras ou procurações entre notários, notários e clientes apresenta um problema recorrente: se um envelope chega violado, é difícil provar que o conteúdo não foi alterado. Um selo com evidência de violação não impede a manipulação, mas torna-a detetável.
As instituições financeiras enfrentam riscos semelhantes ao enviar cartões, livros de cheques, documentos contratuais ou ficheiros de auditoria interna. A selagem inviolável permite que fortaleçam os controlos sem aumentar a complexidade operacional.
No setor da saúde , onde a confidencialidade do paciente é estritamente regulamentada, o transporte de resultados laboratoriais, registos médicos ou amostras entre centros exige garantias de integridade que uma fita adesiva convencional não oferece.
Talvez o caso mais crítico seja o dos processos eleitorais . O selo das urnas exige sistemas que garantam, de forma visível e inequívoca, que ninguém teve acesso ao conteúdo antes da contagem. Um selo com mensagem de abertura cumpre esta função de forma eficaz e económica.
Implantação sem atrito
Uma das vantagens deste tipo de solução é que não exige alterações aos processos existentes nem investimento em equipamentos. Basta substituir a fita de selo normal por uma fita inviolável e informar os destinatários para que verifiquem o estado do selo no momento da entrega.
As organizações com um maior volume de remessas sensíveis podem adicionar um registo interno e designar responsáveis pela fiscalização, mas mesmo sem este passo adicional, a simples utilização do selo já estabelece uma camada de controlo verificável.
Uma medida proporcional
Num contexto regulamentar em que a proteção de dados e a rastreabilidade dos documentos são cada vez mais exigentes, continuar a enviar informação sensível com fechos convencionais implica assumir um risco que, em muitos casos, poderia ser evitado com um investimento mínimo.
As fitas de selagem invioláveis não eliminam a possibilidade de alguém aceder ao conteúdo, mas garantem que qualquer tentativa deixará provas físicas claras, úteis tanto para a deteção precoce como para a resolução de potenciais litígios.
